HelpDesk по категориям
Последнее обновление 03.12.2016

Управление датами и напоминаниями

Функции

Код артикля: #RPOHD6440

Втроенный календарь предоставляет Вам следующие возможности:

- Календарный обзор по дням, рабочим неделям, календарным неделям, месяцам и годам

- Печать календарных записей и временных просмотров

- Запись отдельных встреч, серийных встреч, серий встреч и напоминаний

- Папки с документами, за которыми Вы закрепляете записи в календаре, будут указаны в календаре

- Функция напоминаний (Программа PaperOffice должна быть включена)


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Сделать внутренний календарь доступным в сети

Код артикля: #RPOHD6624

Для того чтобы использовать внутренний календарь совместно в сети, необходимо поместить календарь в сетевую директорию.

Для того, чтобы сделать доступным календарь в сети, следуйте следующим указаниям:

1. Скопируйте центральный XML файл календаря из C:Programme ealifySoftwarePaperOffice2008events.xml в свободную сетевую директорию.

2. Укажите новый правильный путь к файлу календаря в PaperOffice под меню "Пуск -> Установки -> Папка"


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Управление контактами и адресами

Функции

Код артикля: #RPOHD6716

Со встроенным управлением контактами Вам предоставляется эффективное устройство. Более того, к папкам с документами возможно прикрепить неограниченное количество контактов.

- Управление неограниченным количеством контактов

- Запись подробных информаций к контактам

- Различия между личными и деловыми адресами

- Зарепление свободно выборных контактных категорий

- Ссылки на другие контакты

- Поиск по контактам

- Детализированный и списочный просмотр

- автоматизированное дополнение адресов при наличии интернет соединения


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Управление контактными категориями

Код артикля: #RPOHD6808

Standardkontakte in der Kategorie- Ordner Verwaltung werden angelegt, wenn die erstellten Dokumentmappen standardmässig die Kontaktverknüpfung erhalten sollen, ohne den Kontakt später hinzuweisen zu müssen.

Um einen Standardkontakt für den Kategorie- Ordner zuzuweisen, öffnen Sie Ihre Kategorie- Ordner Verwaltung.

Wählen Sie vorerst einen Hauptkategorie- Ordner (Unterkategorie- Ordner) aus, indem Sie diesen markieren oder neu erstellen.

Wählen Sie danach einen Standardkontakt für diese Kategorie aus, indem Sie auf die Lupe klicken. Falls Sie bereits bestehende Kontakte haben, so können Sie den entsprechenden übernehmen, indem Sie auf "Kontakt übernehmen" klicken oder erstellen Sie einen neuen Kontakt, welchen Sie danach als Standardkontakt dem Kategorie- Ordner zuweisen können.

Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie vorerst auf den Pfel "hoch" oder "runter" - der "Speichern" Knopf aktiviert sich. Klicken Sie auf "Speichern".

Wenn nun eine neue Dokumentmappe in dem vorerst ausgewählem Kategorie- Ordner erstellt wird, wird diese automatisch diesem Standardkontakt hinzugewiesen.


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Как создать новый контакт?

Код артикля: #RPOHD6992

Um einen neuen Kontakt in Realify PaperOffice anzulegen, klicken Sie in Ihrem Menupunkt und wählen Kontakt- Und Adressverwaltung aus.

Wählen Sie danach "Neuer Kontakt" aus und geben erforderliche Kontaktdaten ein. Speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "Speichern" klicken.



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Удаление одного или более контактов

Код артикля: #RPOHD7084

Um einen oder mehrere Kontakte zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

1.Öffnen Sie die Kontakt- und Adressverwaltung aus Ihrem Realify PaperOffice Menu heraus

2. Klicken Sie links auf den zu löschenden Kontakt.

3. Klicken Sie auf "löschen" um diesen Kontakt zu löschen oder auf "Alle Kontakte löschen" um alle zu löschen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!


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Модуль "Автоматическое сохранение XML"

Функции

Код артикля: #RPOHD7176

Дополнительный модуль хранения XML позволяет автоматическое индексирование, категоризации и подачи в Realify PaperOffice™ DMS 2014.
Этот модуль может быть использован с сервером Realify PaperOffice™ DMS 2014 DMS.

Шаг 1:

  • Создание из или с помощью любого приложения XML-файла, содержащего все имеющиеся в PaperOffice необходимых информационных полей и категорий. Несуществующий категории, или, например, пользовательские поля создаются автоматически по запросу.

Шаг 2:

  • Вы также определяете дополнительно пути к файлу к папкм с документами, такие как, pdf, .doc, .jpg

Шаг 3:

  • PaperOffice создает на основе XML файла новую папку с документами и помещает ее полностью отмеченную, а именно категоризированную в целевой архив. Затем необходимые объекты добавляются к папке с документами.

Шаг 4:

  • PaperOffice Вас информирует, что добавлены новые папки с документами через XML автоматически..


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Структура файла управления XML

Код артикля: #RPOHD7268

Die XML-Steuerdatei spiegelt im Prinzip die Eingabefelder von PaperOffice 2014 wieder und muss eine vorgegebene Struktur vorweisen:

<PaperOffice2008XMLVersion>1.0.0</PaperOffice2008XMLVersion>

// Zeigt Benutzerbenachrichtigung an, sobald eine neue Dokumentenmappe hinzugefügt wurde

true

// Interne Archivnummer, in die die Dokumentenmappe eingefügt werden soll

20

// Gibt den Benutzer an, der diese Dokumentenmappe erzeugt hat

1

// Gibt die Kategorie Struktur an, die neu angelegt werden soll.

// Sollten die Kategorien nicht vorhanden sein, werden diese automatisch neu angelegt

// Es können beliebig viele Kategorien angegeben werden (neuekategorie1, neuekategorie2, neuekategorie3,...)

// Die neu angelegte Kategorienstruktur wird automatisch zugewiesen

Steuerunterlagen
Buchführung 2014
Mai 2014
Neue Testkategorie
// Legt das Icon für die Kategorie fest (hauptkategorieicon, unterkategorie1icon, ...)
Icon 005
Steuerunterlagen
Buchführung 2011
Mai 2011
Neue Test2
Icon 009

// Legt die Basisinformationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den ersten Reiter "Eigenschaften" wieder

// bereits bestehende Kategorien
529;549

// Dokumentmappenbezeichnung
Rechnungsbezeichnung

// Dokumentemappentyp 1
Rechnung

// Dokumentemappentyp 2

// Aktenschrank 1
Testschrank

// Aktenschrank 2
Ordner Test

// Belegdatum im Format tt.mm.jjjj
02.09.2014

// Belegnummer
RE43534

// Betrag netto
1000

// MwSt-Satz ohne Prozentzeichen
19

// Betrag brutto
1190

// Dokumentmappennotiz
Testnotiz

// Legt erweiterten Informationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den zweiten Reiter "weitere Einstellungen" wieder

// Benutzerdefinierte Felder können automatisch angelegt werden, wenn diese nicht vorhanden sind

// Automatikmodus: true,false (true legt Felder automatisch an)

true

// Es können beliebig viele Felder angelegt werden (feld1, feld2, feld3, ...)

// Feldname
Kundennummer

// Feldtyp: text,zahlen,betrag,datum,autozahl
zahlen

// default-wert für dieses Feld

// Dieser Wert wird jetzt zugewiesen
34243224

// Macht das Feld nur in den oben gewählten Kategorien verfügbar

true

// Macht das Feld nur in dem oben gewählten Archiv verfügbar

true

Bemerkung
text
Bemerkungstext

// Schlüsselwörter
Rechnung;Beleg;1190

// Erledigungsoption im Format true oder false

true

// Als erledigt markieren

true

// als erledigt am markieren im Format tt.mm.jjjj
02.09.2014

// Legt das Icon für diese Dokumentenmappe fest
Icon 009

// Legt Kontaktinformationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den dritten Reiter "Kontakte" wieder

// Diese Kontakte werden der Dokumentenmappe zugewiesen, mehrere mit „;“ getrennt
3;5;8;1

// Legt Kontaktinformationen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den fünften Reiter "Objekte" wieder

// Es können beliebig viele Objekte eingefügt werden (datei1, datei2, datei3, ...)

//Vollständiger Pfad (z.B. z:xml_import1_UID12344.tif)
z:xml_import1_UID12344.tif

//Falls bereits eine OCR vorliegt, kann diese hier übernommen werden
Fügen Sie den OCR-Text hier ein

// Objektnotiz
Fügen Sie hier eine Notiz ein

// Objektbezeichnung, falls nicht angegeben wird der Dateiname übernommen

Fügen Sie hier eine Bezeichnung ein
z:xml_import1_UID12346.tif

test-orctext2
Fügen Sie hier eine Notiz ein
Fügen Sie hier eine Bezeichnung ein

// Legt Berechtigungen der Dokumentenmappe fest

// Diese Informationen spiegeln den sechsten Reiter "Berechtigungen" wieder

// Legt die gleichen Rechte für alle verfügbaren Benutzer fest

// Rechte: R,W,D,RWD (Lesen,Schreiben,Löschen,Vollzugriff)
R

// Legt die Rechte für einen individuellen Benutzer fest (benutzer1, benutzer2, benutzer3, ...)

// PaperOffice Benutzername
max.mustermann
RWD
josef.mustermann
RW


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Источники данных ID в файлах управления XML

Код артикля: #RPOHD7360

Для некоторых указаний управляющих файлов XML Вам необходимы значения ID, которые Вы найдете непосредственно в PaperOffice :

Архив -> Свойства архива

Управление пользователями -> Проведите мышкой над записью в списке поьзователей

Архив -> Обработать категории -> Нажмите справа на запись в списке категорий

Управление контактами -> Данные

Все остальные поля можно свободно изменять или в соответствии с заданным форматированием заполнять.


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Модуль "Screen Capture"

Функции

Код артикля: #RPOHD7452

Das in Realify PaperOffice integrierte Modul ScreenCapture stellt Ihnen bequem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Übernahme von Screenshots (Bildschirmfotos) direkt in PaperOffice
  • Ablegen von Ihren Screenshots (Bildschirmfotos) in die Windows Zwischenablage
  • Speichern Ihrer Screenshots (Bildschirmfotos) auf Ihrem System
  • Direktes Umwandeln und Speichern Ihrer Screenshots (Bildschirmfotos) als PDF
  • Drucken Ihrer Screenshots (Bildschirmfotos)


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Активация ScreenCapture

Код артикля: #RPOHD7544

ScreenCapture ist ein Modul von Realify PaperOffice und muss zusätzlich erworben werden.

Falls Sie bereits eine ScreenCapture Lizenz erworben haben, so müssen Sie diese wie Ihre PaperOffice Lizenz aktivieren.

Gehen Sie hierfür auf „Hilfe“ und wählen „Module“ aus.

Nach dem Lizensierungsvorgang muss ScreenCapture in Ihrer Realify PaperOffice Oberfläche freigeschaltet werden.

Klicken Sie in Ihrem Menupunkt auf "ScreenCapture aktiv", um ScreenCapture zu aktivieren. Nach dem Aktivierungsvorgang erscheint neben dem Eintrag ein Häkchen, welcher bedeutet, dass ScreenCapture im Moment aktiv ist und Sie durch die "Druck" Taste Screenshots erzeugen können.


Falls Sie die Erzeugung von Screenshots durch das Drücken der "Druck" Taste deaktivieren möchten, so gehen Sie erneut auf das Startmenu von Realify PaperOffice und klicken erneut auf ScreenCapture. Das Häkchen verschwindet.


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Welche Funktionen bietet mir ScreenCapture an?

Код артикля: #RPOHD7728

Um ein Screenshot (Bildschirmfoto) zu erstellen, prüfen Sie vorerst, ob ScreenCapture im Moment aktiv ist. Hierfür gehen Sie in Ihrem Menupunkt auf den Eintrag "ScreenCapture aktiv" - falls ein Häkchen links erscheint, so ist ScreenCapture aktiv. Bitte beachten Sie, dass ScreenCapture sich bei jedem Neustart von Realify PaperOffice automatisch deaktiviert und das Häkchen gesetzt werden muss.

Nachdem die Aktivierung überprüft wurde, wählen Sie das jeweilige Fenster aus, welches als Screenshot erstellt werden soll.
Klicken danach auf die „Druck“ Taste Ihrer Tastatur.

Nun haben Sie die Möglichkeit Ihr Screenshot:

  • In Realify PaperOffice zu speichern

Bei Klick auf das Symbol „PaperOffice“ wird Ihr Screenshot in Realify PaperOffice gespeichert. Im nächsten Schritt wird das PaperOffice Printer-Exchange Fenster angezeigt, in welchem Sie die Möglichkeit haben Ihr Screenshot „in der PaperOffice Zwischenablage zu speichern“, „Eine neue Dokumentmappe anzulegen“ und das Objekt in dieser zu speichern sowie Ihr Screenshot als PDF Dokument auf Ihrem System zu speichern.

  • In Ihrer Windows Zwischenablage zu speichern
  • Als PDF zu speichern
  • Ihr Screenshot auszudrucken
  • Ein Klick auf das Vorschaubild öffnet im nächsten Schritt Ihr Screenshot als JPG


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Schnittstellen zu anderen Programmen

Gibt es eine DMS Anbindung bzw. DMS Schnittstelle zu Lexware?

Код артикля: #RPOHD16468

Ja, Daten können vollautomatisch und vollständig mit allen relevanten Daten versehen an Realify PaperOffice übergeben und archiviert werden. 

Des Weiteren können Dokumente, welche in Realify PaperOffice gespeichert sind, direkt integriert und aufgerufen werden. 

Bitte wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf.


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Gibt es eine DMS Anbindung bzw. Schnittstelle zu Datev?

Код артикля: #RPOHD16560

Ja, Daten können vollautomatisch und vollständig mit allen relevanten Daten versehen an Realify PaperOffice übergeben und archiviert werden. 

Des Weiteren können Dokumente, welche in Realify PaperOffice gespeichert sind, direkt integriert und aufgerufen werden. 

Bitte wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf.


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Gibt es eine DMS Anbindung bzw. Schnittstelle zu SAP?

Код артикля: #RPOHD16652

Ja, Daten können vollautomatisch und vollständig mit allen relevanten Daten versehen an Realify PaperOffice übergeben und archiviert werden. 

Des Weiteren können Dokumente, welche in Realify PaperOffice gespeichert sind, direkt integriert und aufgerufen werden. 

Bitte wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf.


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Gibt es eine DMS Anbindung bzw. Schnittstelle zu Microsoft Dynamics?

Код артикля: #RPOHD16744

Ja, Daten können vollautomatisch und vollständig mit allen relevanten Daten versehen an Realify PaperOffice übergeben und archiviert werden. 

Des Weiteren können Dokumente, welche in Realify PaperOffice gespeichert sind, direkt integriert und aufgerufen werden. 

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Gibt es eine DMS Anbindung bzw. Schnittstelle zu Sage oder ehemals GS-Auftrag?

Код артикля: #RPOHD16836

Ja, Daten können vollautomatisch und vollständig mit allen relevanten Daten versehen an Realify PaperOffice übergeben und archiviert werden. 

Des Weiteren können Dokumente, welche in Realify PaperOffice gespeichert sind, direkt integriert und aufgerufen werden. 

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